Legalisatie en Copie collationée
Als u een document moet ondertekenen en vervolgens opsturen, wil de ontvanger graag weten dat u zelf de handtekening heeft geplaatst. Er wordt dan vaak aan u gevraagd dat u uw handtekening laat “legaliseren”, dat wil zeggen voor echt laat verklaren.
Als u een document, bijvoorbeeld een diploma of een paspoort, moet toezenden maar u wilt het origineel niet uit handen geven, dan kunt u een vergeleken afschrift (een copie collationée) toezenden. De notaris maakt dan een kopie van het origineel en plaatst op de kopie een verklaring dat die kopie gelijk is aan het origineel. Als het gaat om een diploma dan is DUO het beste geschikt om dit voor u te verzorgen.
Waar u uw handtekening mag legaliseren wordt bepaald door de vragende instantie. Het legaliseren van uw handtekening kan doorgaans bij de gemeente, bij de notaris en, voor bedrijven, bij de kamer van koophandel. Legalisatie bij de gemeente is doorgaans sneller en goedkoper dan bij de notaris.
Een legalisatie of een copie collationée kan bestemd zijn voor binnenlands gebruik, maar ook voor gebruik in een ander land. Er zullen dan (veel) meer handtekeningen en stempels nodig zijn. Of dat zo is hangt af van of het land waarvoor het document is bestemd, is aangesloten bij het in 1961 in Den Haag gesloten “Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten”, beter bekend als het apostilleverdrag.
Is het document bedoeld voor gebruik in een ander land dan is het uw eigen verantwoordelijkheid te controleren aan welke eisen uw document moet voldoen. U kunt dat hier controleren: https://www.nederlandwereldwijd.nl/legaliseren/nederlandse-documenten.
Als u als particulier (tekent u namens een bedrijf dan kunt u beter eerst de Kamer van Koophandel raadplegen) uw handtekening wilt laten legaliseren bij ons kantoor is de werkwijze als volgt:
- U heeft een origineel document waarvan u de inhoud begrijpt.
- Het document is in de Nederlandse of Engelse taal. Is uw document in een andere taal? Laat uw document dan eerst vertalen door een beëdigde vertaler. De handtekening van de vertaler moet zijn gelegaliseerd door de rechtbank.
- Het document bevat geen juridisch ongeldige of onethische verklaringen of handelingen.
- U maakt een afspraak met ons kantoor.
- U neemt het document met uw geldige legitimatiebewijs mee naar ons kantoor.
- U tekent het document pas als u bij ons bent en wij controleren uw identiteit.
- U spreekt af of u het document de eerstvolgende werkdag ophaalt of dat wij het voor u doorzenden. Daarvoor geldt een toeslag.
- U rekent af.