Uw bezoek aan de notaris

De bespreking
De bespreking dient meerdere doeleinden. Het gesprek moet ervoor zorgen dat u een duidelijk beeld krijgt van de juridische mogelijkheden en beperkingen die passen bij uw situatie en wensen. Voor de notaris is het belangrijk om uw situatie en wensen goed te begrijpen. Ook moet de notaris ervan overtuigd zijn dat u uw keuzes vrijwillig maakt en de consequenties daarvan begrijpt.

Zorg ervoor dat u goed voorbereid bent. Denk van tevoren na over wat u wilt bespreken. Velen zeggen dat ze alles “goed” geregeld willen hebben. Dat is prima, maar wat betekent “goed” geregeld? Goed voor wie? Overweeg wat uw doelen zijn en wat u wilt vermijden. Op de pagina van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie kunt u informatie vinden die u bij uw voorbereiding kan helpen.
Voor de bespreking wordt één uur gereserveerd. Een uur zal niet altijd nodig zijn, maar het geeft vrijwel altijd voldoende tijd om uw situatie te bespreken.
Het kan zijn dat u iemand wilt meenemen om u bij te staan bij het gesprek. Houdt u er rekening mee dat de notaris u alleen wil spreken en dat die persoon dan even in de wachtkamer moet blijven. De notaris moet er van overtuigd zijn dat u in staat bent zelfstandig beslissingen te nemen en daarin ook niet wordt gedwongen. Het kan dus best zo zijn dat de notaris u, in uw ogen, rare vragen stelt. Hij moet dat doen om te kunnen beoordelen of u de gevolgen van uw keuzes kunt overzien.

Legitimatie
Wanneer u een notaris bezoekt, moet u zich kunnen identificeren. Zorg er daarom voor dat u een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs bij u heeft. De notaris moet met een scanner de echtheid van uw identiteitsbewijs controleren en de gegevens opslaan. Het is verboden om delen van uw identiteitsdocument onleesbaar te maken.

Na uw bezoek
Na uw bezoek aan de notaris kan het zijn dat u geen verdere informatie nodig heeft. Gewoonlijk resulteert het gesprek in een verzoek aan de notaris om specifieke taken uit te voeren. Deze taken resulteren vaak in één of meerdere akten, maar kunnen ook betrekking hebben op bijvoorbeeld de afwikkeling van een nalatenschap of het geven van advies.
Als besloten wordt dat er een akte opgesteld zal worden, dan wordt direct een datum vastgelegd voor het ondertekenen van de akte(n), bekend als de ‘passeerdatum’. Het ondertekenen van een notariële akte staat ook wel bekend als “passeren” of “verlijden”.

De kosten
Het inschakelen van een notaris brengt voor de opdrachtgever kosten met zich mee. Voor besprekingen, telefoongesprekken en overige werkzaamheden ontvangt u een declaratie. Vraag vooraf om een kostenopgave via deze link. Wij geven geen kostenopgave af via de telefoon.
Dit is ook van toepassing op het eerste gesprek, zelfs als het slechts een oriënterend gesprek is. Oriënterend betekent niet gratis. Declaraties worden maandelijks verzonden, tenzij er een passeerdatum voor de akte is vastgesteld; in dat geval ontvangt u de declaratie kort voor die datum. Op de dag van ondertekening dient de declaratie voldaan te zijn.
De werkzaamheden die de notaris zal verrichten, worden niet uitsluitend door de opdrachtgever bepaald. Een deel van de werkzaamheden is voorgeschreven door de wettelijke taken van de notaris. De werkzaamheden zijn als volgt ingedeeld:
– wettelijk verplichte werkzaamheden in standaardsituaties;
– wettelijk verplichte werkzaamheden in niet-standaardsituaties (extra werkzaamheden); en
– optionele werkzaamheden (extra werkzaamheden).
Zelfs als de ondertekening van een akte om welke reden dan ook niet doorgaat, heeft de notaris het recht om een honorarium voor de verrichte werkzaamheden in rekening te brengen.

De ondertekening
Het passeren dus. Partijen of hun gevolmachtigden, en een eventuele (doven)tolk of adviseur, zitten aan tafel bij de notaris, en de akte kan worden getekend. Vindt de notaris het nodig, dan kan hij getuigen bij de ondertekening toelaten.
Voordat de akte wordt ondertekend zal de notaris, in gewoon Nederlands, vertellen wat er wordt getekend. De notaris moet er van overtuigd zijn dat iedereen die tekent, begrijpt wat hij tekent, de gevolgen kan overzien en uit vrije wil tekent.
Vervolgens leest de notaris, als er geen getuigen zijn, het begin en het slot van de akte voor en plaatst iedereen zijn handtekening. Niet met een eigen pen, maar met de pen van de notaris. De inkt moet namelijk voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Aangezien de akte eigendom van de Rijksoverheid wordt en voor altijd zal worden bewaard, moet niet alleen het papier, maar ook de inkt een tijdje mee gaan.