Uw bezoek aan de notaris

De bespreking
De bespreking heeft meerdere ‘doelen’. Voor u moet het gesprek zorgen dat u een goed beeld krijgt van de juridische (on)mogelijkheden die bij uw situatie en wensen passen. Voor de notaris om uw situatie en wensen goed in beeld te krijgen. De notaris moet ook de overtuiging krijgen dat u uit vrij wil uw keuzes maakt en de gevolgen van die keuzes begrijpt.

Zorg dat u bent voorbereid. Bedenk van te voren wat u wilt bespreken. Veel mensen vertellen dat ze het “goed” geregeld willen hebben. Dat is mooi, maar wanneer is het “goed” geregeld? Goed voor wie? Bedenk wat u wilt bereiken of wat u juist wilt voorkomen. Op de pagina van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie kunt u informatie vinden die u bij uw voorbereiding kan helpen.
Voor de bespreking wordt één uur gereserveerd. Een uur zal niet altijd nodig zijn, maar het geeft vrijwel altijd voldoende tijd om uw situatie te bespreken.
Het kan zijn dat u iemand wilt meenemen om u bij te staan bij het gesprek. Houdt u er rekening mee dat de notaris u alleen wil spreken en dat die persoon dan even in de wachtkamer moet blijven. De notaris moet er van overtuigd zijn dat u in staat bent zelfstandig beslissingen te nemen en daarin ook niet wordt gedwongen. Het kan dus best zo zijn dat de notaris u, in uw ogen, rare vragen stelt. Hij moet dat doen om te kunnen beoordelen of u de gevolgen van uw keuzes kunt overzien.

Legitimatie
Bij een bezoek aan de notaris bent u verplicht zich te legitimeren. Zorg dus dat u uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs bij u heeft. Deze mag niet verlopen zijn. De notaris is verplicht uw identiteitsbewijs met behulp van een scanner op echtheid te controleren en de gegevens te bewaren. Het is niet toegestaan een deel van het legitimatiebewijs onleesbaar te maken.

Na uw bezoek
Na uw bezoek kan het zijn dat u verder niets meer van de notaris hoeft te weten. Meestal leidt het gesprek tot een opdracht aan de notaris om bepaalde werkzaamheden te gaan verrichten. Die werkzaamheden leiden vaak tot een of meer akten, maar kunnen ook bestaan uit werkzaamheden in het kader van bijvoorbeeld een nalatenschap of een advies.
Is de uitkomst van de bespreking dat er een akte zal worden opgemaakt, dan wordt er meteen een datum gereserveerd voor de ondertekening van die akte(n), de ‘passeerdatum’. De ondertekening van een notariële akte wordt namelijk “passeren” of “verlijden” genoemd.

De kosten
Het inschakelen van een notaris brengt voor de opdrachtgever kosten met zich mee. Voor besprekingen, telefoongesprekken en overige werkzaamheden ontvangt u een declaratie. Vraag vooraf een kostenopgave via deze link. Wij geven geen kostenopgave af via de telefoon.
Dit geldt ook voor het eerste gesprek, ook als dit alleen oriënterend is. Oriënterend is niet hetzelfde als gratis. Er wordt maandelijks gedeclareerd, tenzij er een passeerdatum voor de akte is gepland, dan ontvangt u de declaratie vlak voor die datum. Op de dag van ondertekening moet de declaratie dan zijn voldaan.
Welke werkzaamheden de notaris zal uitvoeren wordt niet alleen door de opdrachtgever bepaald. Een deel van de werkzaamheden ligt vast op grond van de wettelijke taak van de notaris. Werkzaamheden worden onderverdeeld in:
– wettelijk verplichte werkzaamheden in standaard situaties;
– wettelijk verplichte werkzaamheden in niet-standaard situaties (extra werkzaamheden); en
– optionele werkzaamheden (extra werkzaamheden).
Ook indien de ondertekening van een akte, ongeacht de reden, niet doorgaat, mag de notaris voor de verrichte werkzaamheden een honorarium in rekening brengen.

De ondertekening
Het passeren dus. Partijen of hun gevolmachtigden, en een eventuele (doven)tolk of adviseur, zitten aan tafel bij de notaris, en de akte kan worden getekend. Vindt de notaris het nodig, dan kan hij getuigen bij de ondertekening toelaten.
Voordat de akte wordt ondertekend zal de notaris, in gewoon Nederlands, vertellen wat er wordt getekend. De notaris moet er van overtuigd zijn dat iedereen die tekent, begrijpt wat hij tekent, de gevolgen kan overzien en uit vrije wil tekent.
Vervolgens leest de notaris, als er geen getuigen zijn, het begin en het slot van de akte voor en plaatst iedereen zijn handtekening. Niet met een eigen pen, maar met de pen van de notaris. De inkt moet namelijk voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Aangezien de akte eigendom van de Rijksoverheid wordt en voor altijd zal worden bewaard, moet niet alleen het papier, maar ook de inkt een tijdje mee gaan.