De originele akte met de handtekeningen is eigendom van de Rijksoverheid. De notaris bewaart die akte 20 jaar. Daarna wordt het origineel overgebracht naar een centrale bewaarplaats. Het origineel kan dus nooit worden opgevraagd, tenzij het een zogenaamde “originali akte” is. Die is bij de ondertekening meegegegeven aan de ondertekenaar. Dit is soms van toepassing bij volmachten bestemd voor het buitenland.
De notaris mag, afhankelijk van wie dat vraagt, een kopie verstrekken van een akte. Bij de ondertekening zal iedere partij doorgaans een afschrift ontvangen. Het kan natuurlijk dat u dat afschrift niet meer kunt vinden.
Er zijn vier mogelijkheden. De notaris verstrekt:
- een afschrift voorzien van het zegel van de notaris, bestemd voor officieel gebruik;
- een grosse voorzien van de tekst “In naam van de Koning” en het zegel van de notaris, bestemd voor schuldeisers om zonder tussenkomst van de rechter een vordering te incasseren;
- een uittreksel van de akte, voorzien van het zegel van de notaris;
- een gewone kopie voor eigen gebruik.
De kosten worden aan de verzoeker doorberekend.
Is de akte ouder dan 20 jaar, dan zal die eerst moeten worden opgevraagd uit het centraal archief. Dit neemt veel tijd in beslag en is kostbaar.
Wanneer het document is bestemd voor gebruik in het buitenland kan er een Apostille van de rechtbank nodig zijn. Hiervoor zijn leges verschuldigd.
Hieronder kunt u een aangeven wat u wilt opvragen. Indien u recht heeft op een kopie ontvangt u eerst een kostenopgave. Na betaling wordt het gevraagde beschikbaar gesteld.